一、总则

1、名人全宗档案是指名人（指国内外知名人士，在教学、科研及社会活动中为国家作出过卓越贡献的、学术造诣较深的专家、教授）在其一生的各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的整体，是极其珍贵的档案史料，具有永久保存价值。

2、名人全宗档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、建档对象

南京大学两院院士，历届校长、党委书记，以及经校务委员会讨论决定的名人。

三、名人全宗档案的来源

1、“名人”本人提供的归档材料是名人全宗档案的主要来源。

2、“名人”家属、亲朋好友等提供的归档材料是名人全宗档案的间接来源。

四、名人全宗档案的形成积累

名人全宗档案的积累主要是由“名人”本人负责。家属、亲朋好友等人可协助一起完成。

五、名人全宗档案的归档

1、名人全宗档案的归档范围参见附件《南京大学名人全宗档案归档范围和保管期限》。

2、名人全宗档案的归档由“名人”或其家属完成，在文件材料收集整理完成后即可联系档案馆归档。

3、归档时必须填写档案交接文据（移交清单），一式两份，双方各执一份。

六、名人全宗档案的整理

整理工作是对处于零乱状态和需要进一步整理的档案进行基本分类、组合、排列和编目并使之系统化的过程。整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，使之条理化，便于保管和利用。

整理工作的内容：

1、分类：根据归档文件的自然形成规律，按归档范围的要求进行分类，具体可按材料类别、责任者等进行分类。

2、立卷：按责任者组成保管单位。

3、编号：拆除文件上的金属物，在每份文件右上角盖文件专用章并编制档号。

4、编目：使用档案管理系统，编制案卷级和文件级目录，并打印卷内文件目录。

5、装盒：将归档文件按档号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

6、数字化：对归档文件进行扫描或拍照，并上传。

7、名人全宗档案具体编号方案如下：

七、名人全宗档案的开发利用

档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供以下利用服务：

1、名人全宗档案的查阅：名人全宗档案的查询利用首先要征得“名人”或“名人”家属的许可，方可办理查阅手续，填写《档案利用登记表》。

2、名人全宗档案的咨询服务：指导利用者查询、利用档案，解答有关问题。

3、名人全宗档案的编研与信息服务：根据馆藏档案信息，编制各种形式的参考资料、专题汇编、文件汇编及信息交流等。

附件：

南京大学名人全宗档案归档范围和保管期限