一、总则

1、实物档案是指高等学校在各项活动中形成的具有保存价值的特定物品，能够反映学校的历史、发展和各方面工作取得的业绩。

2、实物档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、实物档案的形成积累

1、各单位的兼职档案员负责本单位实物档案的收集工作。

2、兼职档案员应对收集的实物档案做必要的文字说明，包括实物档案的性质、形成时间、形成者、捐赠者、产生背景等。

三、实物档案的归档

1、实物档案的归档范围包括：

（1）各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画等物品；

（2）学校和各院系各单位获得的省部级以上的各类证书、奖牌、铭牌、奖杯等；

（3）学校在重大活动中获得的礼品、纪念品；

（4）学校历史上使用过的有保存价值的各种校徽、纪念章，学校和各院系各单位已停用的印章等；

（5）其他具有保存价值的物品。

2、归档要求：

（1）实物档案必须按时归档。各院系各单位应于次年4月底以前，将实物档案向校档案馆移交。有特殊情况的也可随时归档。个别单位希望将奖品保留一段时间的，可在保存一年后归档，但应在获奖当年将所获奖品的文字说明送交档案馆。

（2）归档时需附上归档文件目录清单和文字说明，并填写档案交接文据（移交清单），一式两份，双方各执一份。

（3）礼品档案按《南京大学礼品收赠管理办法》规定，由校长办公室或纪委监察处鉴定、收集后统一移交给档案馆。

四、实物档案的整理

整理工作是对处于零乱状态和需要进一步整理的档案进行基本分类、组合、排列和编目并使之系统化的过程。整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，使之条理化，便于保管和利用。

整理工作的内容：

1、分类：根据归档文件的自然形成规律，按归档范围的要求进行分类，具体可按时间、材料类别等进行分类。

2、立卷：按材料类别组成保管单位，按年度立卷。

3、编号：拆除文件上的金属物，在每份文件右上角盖文件专用章或在每件实物右上角贴标签，并编制档号。

4、编目：使用档案管理系统，编制案卷级和文件级目录，并打印卷内文件目录。

5、装盒：将归档文件按档号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

6、数字化：对归档文件进行扫描或拍照，并上传。

7、实物档案具体编号方案如下：

五、实物档案的开发利用

档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供以下利用服务：

1、实物档案的查阅：利用查阅实物档案应办理有关查阅手续，并填写《档案利用登记表》。

2、实物档案的咨询服务：指导利用者查询、利用档案，解答有关问题。

3、实物档案的编研与信息服务：根据馆藏档案信息，编制各种形式的参考资料、专题汇编、文件汇编及信息交流等。

附件：

南京大学实物档案归档范围和保管期限