第一章 总则

第一条 高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、磁盘、缩微片、幻灯片等。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。

第二条 为建立、健全我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》和国家教育委员会颁布《照片档案管理规范》，结合我校的具体情况，特制定此管理办法。

第二章 声像档案的形成与归档

第三条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我校档案馆馆藏。全校凡有形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的收集、整理、归档工作。形成的声像档案经

整理立卷后，应及时或分阶段向校档案馆移交。

第四条 形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。传统的机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档。用数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时，应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式，除将静态图像文件归档外，还应洗印相应的实体照片归档。用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时，应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式，再将其归档。用音频电子设备获得的声音文件，收集时，应将其转换为WAV、MP3通用文件格式，再将其归档。归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等六要素。

第五条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音磁带、录像磁带、光盘片。归档的照片、影像、声音应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整，表述准确、简练。第六条 档案馆有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的监督，检查和指导。

第七条 声像档案的归档范围（见附件）。

第三章 声像档案的管理和利用

第八条 档案馆从事声像管理的工作人员，应将本馆形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。

第九条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、后勤管理等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。

第十条 做好声像档案的保护。由于声像档案的载体与其它档案的载体不同，在声像档案管理过程中，应根据声像档案载体的化学成分，物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并重点采用防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保护措施。

第十一条 本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出示本人证件）。借阅必须办理登记手续，所有的声像档案一律不得借出档案馆，需要借出者必须经档案馆领导同意。借阅者所选用的声像档案，由档案馆声像技术室负责洗印、翻印、扫描或翻录，利用者要承担一定的成本费用。借阅人员要保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者视档案的价值加倍偿还，并追究其责任。归还时档案馆声像档案管理人员必须进行检查验收并当面注销。

第十二条 校外单位借阅声像档案，必须持有正式介绍信和个人证件，经档案馆领导同意后，按上级有偿服务规定支付调档、查档费用，方可借阅。

第十三条 档案馆声像档案工作者，应定期检查声像档案，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。

第十四条 声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。

第四章 声像档案管理人员

第十五条 声像档案管理人员，必须努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持社会主义道路，有较高的政治思想水平，有保密意识，具有声像档案专业知识和有关科学技术知识、艺术鉴赏能力。

第十六条 声像档案管理人员应热爱本职工作，具有高度的工作责任心，视档案为己命。积极主动地宣传声像的作用和意义，刻苦钻研声像技术和声像保护技术，并编制各种检索工具，为提供利用创造良好的条件。

第十七条 声像档案管理人员必须具有良好的服务态度，全心全意的为利用者服务。

附件：

声像档案归档范围

一、名人类：包括学校历届校长、书记、博士生导师、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录像。收集标准：1、近期2寸标准照片一张。2、近期5—6寸工作照片一至二张。3、能反映其一生不同年代的所产生的具有代表性的照片，张数不限。譬如：从学生时代到从事教学、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其它重要会议等等。4、家庭生活照片。

5、重要的录音、录像材料。

二、中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作的照片、录音、录像。

三、学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音。

四、由学校主办、承办的各种重要的教学、科研、管理类会议以及各项活动，由本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音等。

五、外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动的照片、录像、录音等。

六、具有一定影响的大学生、硕士生、博士生论文答辩会，学生的社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影等照片、录像和录音。

七、民主党派和校友会重要活动的照片、录像和录音。

八、学校各种展览、陈列的照片、录像。

九、反映学校不同历史时期（包括解放前）变化、发展的校景和基建照片、录像。（每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。）

十、反映学校不同历史时期（包括解放前）的教学、科研、外事情况的照片、录像、录音。主要指收集过去的照片、录像、录音。

十一、奖状照片。（指获国家级、部、省级以上的各种奖状、奖品、证章、证书。）

十二、根据我校声像档案形成的具体情况和工作性质，采取归口收集整理的办法。各院、系、部门应根据声像档案的归档范围，收集与本单位有关的照片、录像、录音等，使用档案馆规定的统一装具，按时向档案馆移交。不在声像档案归档范围内各院、系、部门自己形成的照片、录像、录音由各院、系、部门自己保存并使用档案馆规定的统一装具。

十三、归档时间：次年三月向档案馆移交。

十四、归档时必须填写档案交接文据（移交清单），一式两份，双方各执一份。