第一条 为规范学校文书档案工作，提高文书档案管理水平，有效保护和利用文书档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》，制定本办法。

第二条 文书档案是指学校在党务、行政管理活动中直接形成的具有保存利用价值的各种门类和载体的历史记录。

档案馆是保存和提供利用学校文书档案的专门机构。

第三条 文书档案归档范围包括：

（一）反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门工作、学校建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）部门工作活动中形成的在维护集体和个人权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本部门需要贯彻执行的上级部门、同级部门的文件材料；下级部门报送的重要文件材料；

（四）其他对本部门工作具有查考价值的文件材料。

第四条 文书档案不归档范围包括：

（一）上级部门的文件材料中，普发性不需本部门办理的文件材料，任免、奖惩非本部门工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本部门文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，部门内部互相抄送的文件材料，本部门负责人兼任外部门职务形成的与本部门无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级部门的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级部门的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属文书档案归档范围的文件材料，必须按有关规定向档案馆移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本部门制定的法规政策性文件材料；

（二）本部门召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本部门职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本部门关于重要问题的请示与上级部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本部门机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本部门重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级部门制发的属于本部门主管业务的重要文件材料；

（八）同级部门、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本部门的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本部门职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本部门召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本部门人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本部门一般性事务管理文件材料；

（五）本部门关于一般性问题的请示与上级部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级部门制发的属于本部门主管业务的一般性文件材料；

（七）上级部门和同级部门制发的非本部门主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级部门、下级部门关于一般性业务问题的来函、请示与本部门的复函、批复等文件材料；

（九）下级部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 部门形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行，另文规定。

第十条 部门对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

部门应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 学校实行文书档案部门立卷制度。学校各部处、各单位、各院系均为立卷部门。原则上各部门负责本部门自身形成的文件材料的立卷归档工作。

收文：上级部门下达的综合性文件，由党委办公室、校长办公室立卷；具体专业性、业务性的文件，由承办部门立卷；几个部门共同承办的，由主要承办部门立卷；发文：由办理部门立卷，两个以上部门共同办理的，由主办部门立卷。

第十二条 各立卷部门分管档案工作的负责人应当按照归档要求，组织本部门相关人员及时立卷归档。

立卷归档人应当按照纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、实物等各种载体文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录或归档文件目录，交本部门档案工作负责人检查合格并签字后向档案馆移交。

第十三条 归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规定和标准的要求。

文书档案应当在次学年结束前（一般为6月底前）完成归档。

第十四条 档案馆负责对各部门立卷工作进行业务指导，并做好归档文件材料的检查和接收工作。

第十五条 档案馆对归档文件材料按要求整理、分类、排列、编号、编目、排架、编制检索工具。

第十六条 档案馆按相关要求做好文书档案的保护工作，确保文书档案的安全。

对保管期限已满的文书档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案，要登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何文书档案。

第十七条 档案馆按照国家有关规定公布文书档案，文书档案利用办法另文规定。

第十八条 本办法自颁布之日起施行。